© Timly

Digitale Werkzeugverwaltung auf dem Vormarsch

Bauunternehmen oder Handwerkbetrieb müssen eine Vielzahl an Betriebsmitteln, wie Werkzeug, Maschinen und Baufahrzeuge verwalten. Statt händischer Inventar-Verwaltung setzen immer mehr Unternehmen auf die Vorteile einer digitalen Werkzeugverwaltung.

Bauunternehmen und Handwerksbetriebe arbeiten meist an vielen Baustellen gleichzeitig und leihen auch Werkzeuge oder größere Maschinen von anderen Firmen oder verleihen sie selbst. Mit Excel-Listen oder einer Magnetwand zur Werkzeugverwaltung entsteht daher ein immenser Aufwand. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung ist inzwischen auch die digitale Werkzeugverwaltung immer mehr auf dem Vormarsch. Mit ihr werden alle Gerätschaften, egal ob Handbohrer oder Kreissäge, oder auch Maschinen und Fahrzeuge zentral erfasst. Der Vorteil: Man behält den Überblick wo sich welches Betriebsmittel gerade befindet und kann das gewünschte Gerät sogar aus der Ferne vorab reservieren.

Doch ein Gerät zu reservieren nützt nichts, wenn der Mitarbeiter schließlich feststellen muss, dass es defekt ist – genau in dem Moment, in dem er es dringend benötigt. Software zur Werkzeugverwaltung sollte daher mit einem Wartungsplaner und einem Defekt-Meldesystem ausgestattet sein. Die Inventar-Verwaltung der Timly Software AG vereint beispielsweise beides. Weist ein Gerät einen Defekt auf, meldet der Mitarbeiter ihn über die Timly-App an seinem Smartphone mit einem einfachen Klick auf „Defekt melden“. Der zuständige Kollege wird automatisch informiert und jeder, der nach dem Werkzeug sucht, bekommt sofort angezeigt, dass es defekt ist. Man kann den funktionsfähigen Zustand von Werkzeugen, Maschinen und Anlagen also jederzeit von überall aus prüfen.

Wartungsplaner mit digitaler Personalakte verknüpft

Doch wer darf die Wartung von Maschinen überhaupt durchführen? – Da es hier klare Vorschriften gibt, müssten Zertifikate und Befähigungsnachweise der Mitarbeiter oder externer Prüfer verfügbar sein. Auch das macht man heute zeitgemäß mit einer Software wie Timly. Eine digitale Personalakte kann mit den Betriebsanlagen, Maschinen und Werkzeugen virtuell verbunden werden. Mit der Vergabe von Nutzerrollen und der Aufgabenzuweisung kann eine digitale Werkzeugverwaltung – in Kombination mit der digitalen Personalakte – noch mehr Prozesse vereinfachen. Denn jeder sieht nur die für ihn relevanten Geräte oder Informationen. Das sorgt zum einen für den Schutz sensibler Daten der Mitarbeiter. Zum anderem ist klar ersichtlich, wer für was zuständig ist.

Der Wartungsplaner kontaktiert genau den Mitarbeiter, der die Wartung organisieren oder durchführen muss. Die „Defekt melden“-Funktion informiert den, der den Zustand beurteilen oder eine Reparatur in die Wege leiten muss. So gibt es keine langen Kommunikationswege, sondern klare, einfache Schritte.

Eine digitale Inventar-Verwaltung und elektronische Personalakte rentiert sich sowohl für kleine als auch für große Unternehmen fast jeder Branche. Firmen wie die Diringer & Scheidel Bauunternehmung, der Kühltechnik-Riese Hauser aus Linz oder Fleck, einer der führenden Anbieter für Elektrotechnik, nutzen die Timly-Software. Ebenso hat das Gebäudetechnik-Unternehmen Elin seit Anfang des Jahres rund 1.000 Objekte mittels QR-Codes inventarisiert. Werkzeuge, Spezialmaschinen, aber auch PKW, LKW und Anhänger hat die Elin nun stets „am digitalen Schirm“ und verwaltet sie elektronisch. Die bessere Nachvollziehbarkeit und die intuitive Handhabung verhilft dem Unternehmen zu Kosten- und Zeitersparnis.