"Der größte Hebel für Künstliche Intelligenz liegt im Büro, nicht auf der Baustelle"

a3BAU: Künstliche Intelligenz - wo liegt aus Ihrer Sicht der größte Nutzen im Bau-Unternehmen?

Robert Plomberger: Der größte Hebel liegt nicht in spektakulären Anwendungen, sondern in der Optimierung von Arbeitsprozessen – vor allem im administrativen Bereich wie der Kalkulation oder Abrechnung. Viele Tätigkeiten wie Schreiben, Lesen, Vergleichen oder Dokumentieren kosten enorm viel Zeit. Genau hier kann KI massiv unterstützen – etwa durch Zusammenfassungen, automatische Texterstellung, Analyse oder Strukturierung von Daten, aber auch in der Planung. Hier lässt sich KI direkt in bestehende Prozesse integrieren und bringt schnellen Nutzen, etwa durch Automatisierung, Muster­erkennung oder Vorschläge auf Basis früherer Projekte. Eigene KI-­Lösungen zu entwickeln – etwa für Logistik oder Materialwirtschaft – ist für mittelständische Bauunternehmen hingegen kaum realistisch. Dafür fehlen Ressourcen und die Datenbasis. Genau deshalb setzen wir bei Future Digital nicht bei der Technologie an, sondern bei den Prozessen. Erst wenn ein Unternehmen weiß, wo welche Daten entstehen und wie sie zusammenspielen, wird KI wirklich nutzbar.

Viele Unternehmen sind unsicher, wie sie überhaupt mit KI starten sollen …

Ein großes Problem ist, dass viele KI-Anwendungen nicht spezifisch für die Bauwirtschaft entwickelt wurden. Anfangs gab es viel Marketing und hohe Erwartungen, aber wenig konkrete Lösungen für reale Bauprozesse. Unternehmen haben schnell gemerkt: KI lässt sich nicht einfach „einkaufen” wie klassische Software. Deshalb ist man wieder stärker auf der Suche nach praxisnahen, integrierten Lösungen. Gleichzeitig führt Unsicherheit beim Datenschutz oft dazu, dass Projekte entweder gestoppt werden – oder im Gegenteil unkontrolliert als „Schatten-KI” entstehen.

Wie sollte ein mittelständisches Bauunternehmen konkret mit KI starten – und wer ist dafür der richtige Ansprechpartner im Unternehmen?

In der Praxis liegt die Verantwortung meist bei der IT – intern oder extern. Also bei jener Stelle, die bereits die Systemlandschaft betreut und dafür sorgt, dass Daten sicher verarbeitet werden. Diese Ansprechpartner müssen auch die neuen Fragen beantworten können, die durch KI entstehen: Wo werden Daten verarbeitet? Wie sind Systeme angebunden? Welche Risiken gibt es? Wenn diese Kompetenz intern fehlt, sollte man sich externe Experten holen. Viele mittelständische Unternehmen lagern ihre IT ohnehin aus – dann muss auch der Dienstleister in der Lage sein, KI-Anwendungen datenschutzkonform zu bewerten. Das ist lösbar, aber man braucht das entsprechende Know-how.

Wer ist konkret verantwortlich, wenn ein Unternehmen KI-Anwendungen wie Chatbots für Kundenanfragen einsetzen möchte?

Das ist ein Zusammenspiel aus mehreren Rollen. Einerseits gibt es den Softwareanbieter, der die Chatbot-Lösung bereitstellt. Andererseits liegt die Verantwortung beim Unternehmen selbst – insbesondere beim Geschäftsführer, wenn es um den Umgang mit Daten geht. Wichtig ist: Nutzer müssen informiert werden, dass ihre Eingaben durch KI verarbeitet werden. Gleichzeitig muss intern klar definiert sein, welche Daten überhaupt eingegeben werden dürfen. Hier gilt ein zentraler Grundsatz: Daten sind nicht gleich Daten. Sensible Informationen wie Bankdaten oder personenbezogene Daten unterliegen strengen Regeln. Andere Informationen sind weniger kritisch. Diese Unterscheidung ist entscheidend für den Einsatz von KI.

Viele IT-Abteilungen blockieren KI-Anwendungen aus Angst vor Datenabfluss. Ist diese Sorge aus Ihrer Sicht berechtigt?

Die Sorge kommt nicht von ungefähr, aber sie ist nicht neu. Datenschutz war schon vor der KI ein Thema – nur wird er jetzt kritischer betrachtet, weil es zusätzlich um Trainingsdaten und deren Verarbeitung geht. DSGVO ist in Betrieben oft nur teilweise umgesetzt – KI macht aber sichtbar, an welchen Stellen die Datenflüsse noch nicht vollständig dokumentiert sind. Genau hier setzen wir mit einer strukturierten Bestandsaufnahme an. Die zentralen Fragen sind: Welche Daten werden wo verarbeitet? Zu welchem Zweck? Werden sie gespeichert oder gelöscht? Und liegen sie innerhalb oder außerhalb der EU? Die eigentliche Aufgabe ist, Transparenz über die eigenen Datenflüsse zu schaffen. Das ist machbar – und schafft die Grundlage, KI souverän einzusetzen. Entscheidend ist zudem die Wahl des richtigen Modells und der richtigen Lizenz. Für den geschäftlichen Einsatz sind Business-Lizenzen entscheidend – kostenlose Angebote sind dafür meist nicht konzipiert. Wir empfehlen unseren Kunden, in den Verträgen mit KI-Anbietern drei Punkte aktiv zu prüfen: Verarbeitungsstandort, Trainingsverwendung und Löschkonzept. Welche Ausprägung im Einzelfall passt, hängt vom Anwendungsfall und der Datenklassifikation ab – das klären wir gemeinsam mit dem Kunden und seinem Datenschutzbeauftragten.

Wie können Unternehmen diese Risiken konkret absichern?

Das läuft über klare vertragliche Vereinbarungen mit den Anbietern – etwa über Auftragsverarbeitungsverträge. Darin wird festgelegt, dass Daten nur im jeweiligen Kontext verwendet und nicht weitergegeben werden. Diese Absicherung ist die Grundlage dafür, dass solche Lösungen überhaupt eingesetzt werden können. Nicht alle Daten sind gleich sensibel. Informationen wie Bankverbindungen oder personenbezogene Daten sind kritisch – andere weniger. Ein typisches Beispiel ist die Verarbeitung von Rechnungen mit KI. Hier sind sensible Daten enthalten. Hier braucht es einen abgesicherten Verarbeitungsrahmen mit der passenden Lizenz und einem geprüften Anbieter. Es geht nicht um Ausschluss sensibler Inhalte, sondern um den richtigen Rahmen – genau dort liegt der größte Effizienzhebel. Darüber hinaus gibt es eine zweite Ebene: die unternehmerische Entscheidung. Ein Geschäftsführer muss abwägen, ob er einem Anbieter zutraut, mit seinen Daten verantwortungsvoll umzugehen – etwa wenn es um Preise oder wettbewerbsrelevante Informationen geht. Wenn dieses Vertrauen nicht gegeben ist, wird man bestimmte Anwendungen nicht nutzen – auch wenn sie Effizienzvorteile bringen würden.

Wie können Unternehmen KI nutzen, ohne die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren?

Ein praktikabler Weg ist, auf bestehende Softwarelösungen zu setzen, die bereits KI integriert haben. In der Bauwirtschaft passiert das aktuell vor allem innerhalb der Wertschöpfungsprozesse – etwa in Kalkulationssoftware, CAD-Programmen oder Abrechnungstools. Ein Beispiel: In der Kalkulation kann KI vergangene Leistungsverzeichnisse analysieren und passende Positionen vorschlagen. Das geschieht direkt im bestehenden System. Der Vorteil: Die Daten bleiben in der bekannten Softwareumgebung mit bestehenden Verträgen und klar geregeltem Datenschutz. Unternehmen lagern damit einen Teil der Verantwortung an ihre Softwareanbieter aus – aber sie müssen trotzdem verstehen, wie ihre Daten verarbeitet werden. Wer seine Datenflüsse kennt und sauber dokumentiert, kann solche Lösungen sicher einsetzen.

Welche ersten Schritte empfehlen Sie konkret?

Der erste Schritt ist immer Aufklärung und Schulung. Unternehmen müssen verstehen: Was kann KI überhaupt? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten (DSGVO, EU-Vorgaben)? Welche Systeme sind bereits im Einsatz? Viele Firmen nutzen bereits KI – oft unkontrolliert als „Schatten-KI”. Deshalb muss zuerst Transparenz geschaffen werden: Welche Tools werden verwendet? Sind es kostenlose oder lizenzierte Lösungen? Darauf aufbauend braucht es eine klare Strategie und definierte Anwendungsfälle. KI sollte immer mit einem konkreten Use Case verknüpft sein.

Wo stoßen KI-Projekte in der Praxis am häufigsten an Grenzen?

Selten allein an der Technik – häufiger daran, dass die Menschen, die damit arbeiten sollen, nicht ausreichend eingebunden oder vorbereitet sind. Deshalb starten wir jedes Projekt mit praxisnahen Schulungen, um die Mitarbeitenden dort abzuholen, wo sie heute stehen. Ohne diese Komponente bleibt eine KI-Einführung oft hinter ihren Möglichkeiten zurück.

Wie sollten Unternehmen den Einsatz von KI konkret steuern?

Entscheidend ist ein schrittweises Vorgehen über konkrete Anwendungsfälle. Gemeinsam mit IT und Softwareanbietern wird definiert, welche Anwendungen freigegeben sind – und unter welchen Bedingungen. Dabei gilt: Die gleichen Datenschutz- und Prüfmaßstäbe müssen immer angewendet werden, unabhängig davon, ob der Anbieter aus Europa oder den USA kommt. Herkunft allein ist kein Qualitätskriterium. Unternehmen sollten klar festlegen, welche Daten sie in KI-Systeme geben – und welche nicht. Sensible Inhalte wie Rechnungen oder Baupläne können bewusst ausgeschlossen werden.

Braucht es mehr europäische Lösungen, um Vertrauen zu schaffen?

Ja, unbedingt – und vor allem schneller. Europa sollte eigene KI-­Modelle und Alternativen erweitern und aufbauen, um unabhängiger zu werden. Gleichzeitig muss man realistisch bleiben: Auch innerhalb Europas gibt es Wettbewerb. Entscheidend ist daher nicht nur die Herkunft, sondern dass die Lösungen leistungsfähig sind und echten Mehrwert bieten. Ein Rückschritt bei Funktionalität wäre keine Option.

Wie sollten Unternehmen mit Abhängigkeiten von großen Anbietern umgehen?

Abhängigkeiten lassen sich nie ganz vermeiden – weder bei Cloud noch bei IT generell. Wichtig ist, sie bewusst zu managen. Dazu gehört vor allem eine saubere Back-up-Strategie: Daten sollten nicht nur bei einem Anbieter liegen, sondern zusätzlich gesichert werden. So bleibt die Handlungsfähigkeit auch bei Ausfällen erhalten. In Summe gilt: Wer im administrativen Bereich ansetzt, kann mit vergleichsweise geringem Risiko und Aufwand schnell große Effizienzgewinne erzielen.

Sie begleiten Unternehmen auch konkret bei der Einführung von KI. Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis arbeiten wir mit unserem KI-Fahrplan in drei klar abgegrenzten Phasen. Denn der Erfolg von KI im Bauunternehmen entsteht nicht durch ein einzelnes Tool, sondern durch eine schrittweise strukturierte und begleitete Einführung (siehe Kasten „KI-Fahrplan“). Wichtig dabei: Wir sind kein Softwareanbieter. Wir entwickeln gemeinsam mit dem Unternehmen die optimale Systemlandschaft und vertreten den Kunden neutral bei Auswahl, Umsetzung und Einführung. Dadurch können wir völlig frei am Markt agieren und unabhängig die jeweils besten Softwarebausteine kombinieren – immer im Sinn des Kunden, nicht eines Herstellers. Aktuell starten wir mit dem Projekt Bau.KI.Pilot, einer geförderten Zusammenarbeit mit der Zukunftsagentur Bau. Dabei werden Betriebe von uns individuell begleitet – nicht nur mit allgemeiner Information, sondern mit konkreter Umsetzung im Unternehmen. Wir analysieren jeden Betrieb spezifisch und identifizieren, wo KI in den bestehenden Prozessen tatsächlich sinnvoll eingesetzt werden kann.